8 adımda doğru ERP-Çözümü

ERP pazarı, yazılım üretici ya da sağlayıcıların stratejileri (ürün ya da çözümü konumlandırma, fiyatlama) ile oluşur. Dinamik yapısından dolayı hakkında yapılan yorumlardan daha hızlı değişir. ERP konusu genellikle yazılı medyada belirli bir konu ya da sektör üzerinden değerlendirilir.

Üretici şirket raporları ya da sunumları ise başarı hikayeleri, yeni sürüm ve teknolojik gelişmeler ile ilgilidir. Fuar, lansman, forum etkinlikleri ile şirketler, ürünleri ve sağlayıcıları tanıma fırsatı bulurlar. Ziyaretçiler fuarda birden fazla ürün ile ilgili ilk izlenimlerini edinebilir, lansman, forum etkinliklerinde ise iş ortakları ve sundukları çözümler konusunda bilgi alabilir.

Bir diğer kaynak ise kuşkusuz internet ortamıdır. Arama motorları ile listelenenler, çoğunlukla ücretli reklam veren ya da iyi arama motoru optimizasyonu sağlamış şirketlerin ürünleridir. Sağlayıcılar ayrıca, ürün ve hizmetlerini kendi web siteleri üzerinden duyurur. Ancak bu bilgiler arayış içerisindeki firmaların profiline uygun çözüm bulma yolunda pek fayda sağlamamaktadır.

İşte tam bu noktada, TROVARIT tarafından sunulan IT-Matchmaker ® ihtiyaçlara cevap verir. Yapısal ihtiyaç profili üzerinden, pazardaki çözümler ve sağlayıcılar bağımsız bir ortamda değerlendirilir ve karşılaştırılır. IT-Matchmaker® sadece pazar araştırması yapmakla kalmaz, ERP projelerinde ön hazırlıktan sözleşme aşamasına kadar tüm süreçleri verimli ve şeffaf bir şekilde yürütür.

ERP projeleri içerisinde çok fazla riskler barındırmaktadır. Örnek verecek olursak, proje ekibi içerinde kullanılan dahili insan kaynağı maliyeti başlangıçta dikkate alınmaz. Orta ölçekli işletmelerde bu maliyet 3 uzman personelin 3 yıllık maliyetinin karşılığıdır.

ERP projelerindeki riskler 3 ana başlık altında tanımlanabilir.

• Hedefe ulaşma

• Plan, kapasite ve bütçeye(zaman) bağlılık

• Yatırım bütçesi ile uyum Bu riskleri azaltmak ve hedefe ulaşmak için, akıldan çıkarılmaması gereken tek şey: ERP projeleri sürekli kontrol altında tutulması gereken karmaşık yapıya sahip projelerdir. Bu yapı içerisinde yüksek maliyetler dikkate alındığında, yönetimin ve özellikle BT yöneticisi ya da proje yöneticisinin seçim aşamasından başlayarak profesyonel bir yaklaşım sergilemesi ve proje boyunca bu yaklaşımı proje yönetim metodoloji ile desteklemesi gerekmektedir. Şekil 1’de bu adımlar belirtilmiştir.

Şekil 1: IT Matchmaker® ile profesyonel yazılım seçimi adımları

Adım 1 : Proje tanımlama

Proje tanımlama, başarıda önemli bir faktör olacak kararların alındığı adımdır. Proje hedefleri net belirlenmelidir. „ERP Deneyimi“ araştırma çalışmasında, BT yöneticilerine projeden beklentileri sorulmuş ve çoğunluk ERP çözümünden süreçlerde optimizasyonu sağlamak ya da iyileştirmek cevabı alınmıştır. İkinci en büyük beklenti ise, daha doğu bilgiye, daha hızlı erişimdir. Genel bir tanımlama olarak görülse de, özellikle darboğaz süreçlerde iyileşme ve sonucunda şirket için önemli verilerin doğru ve hızlı alınması hedef olarak konulmuştur. ERP içerisindeki entegre yapı bu hedefe ulaşmada önemli bir rol üstlenir. Proje yönetim metodolojiside hedeflere ulaşmada önemli bir unsurdur. Doğru proje yönetiminin ön şartlarından biri de, uygun proje ekibinin belirlenmesidir. Çalışma boyunca proje ekibi, ihtiyaçlarını ve şirketin yeni çözümden beklentilerini net olarak ortaya koymalıdır. Üstlenilen önemli rol ve görevler, arkasında diğer çalışanlar tarafından desteklenmelidir. Örnek verecek olursak bu destek, veri hazırlık, tanımlanan süreçlerin uygulanması, test ve kullanıcı eğitimleridir. Unutulmamalıdır ki, çekirdek ekip, proje boyunca %40-%60 oranında kapasitelerini proje için ayırmak zorundadır. Projenin kapanmasında sonraki süreçte başarılı bir şekilde işletilmesi bu ekibin yetkinliği ile doğru orantılıdır.

Adım 2: Potansiyel analiz

Potansiyel analiz, şirket organizasyon yapısı içerisinde zayıf noktaların ve etkilerinin tespit edilmesi amacıyla, yapının ve süreçlerin gözden geçirilmesidir. Yazılım çözümü bu sorunların giderilmesinde tek başına yeterli olamaz. Deneyimler, yazılımların operasyonel süreç yönetiminde ve iyileştirilmesinde katkısı olduğunu göstermiştir ancak öncesinde mevcut durum analizi ve gerektiğinde yeniden tasarım ile doğru süreç tanımlaması gerekmektedir. Potansiyel analiz, yazılımdan beklentileri tam olarak ortaya koyar. Potansiyel analiz ile, organizasyon içerisinde zayıf ya da darboğaz noktalar belirlenir, süreçler detaylandırılır ve etki seviyelerine göre öncelik verilir.

Adım 3: Süreç analizi

Süreç analizi, organizasyon içindeki süreçlerin mevcut durumlarının belirlenmesi ve iyileştirme çalışmalarını kapsar. Bu çalışmanın verimliliği ancak „referans model“ ler ile mümkündür. Referans model, birçok şirkette uygulama başarısı kanıtlanmış fonksiyonel ve sektörel kabul görmüş özel süreçlerden oluşur. Bu model dikkate alınmadan yapılan çalışmanın sonucu genellikle mevcut durum analizi ve organizasyon içinde zayıf noktalarda iyileştirme önerilerinden ve dokümantasyondan öteye geçemez. Referans modeli ile yapılacak süreç analizi, tüm süreçlerin baştan ele alınmasını, karşılaştırma ile detaylı sorgulanmasını, gerekli görülen noktalarda yeniden tanımlanmasını ve olası organizasyonel yapı değişikliklerini beraberinde getirir.

Adım 4: İhtiyaçların belirlenmesi

ERP çözümlerinin ve sağlayıcıların karşılaştırılması, şirkete özel ihtiyaç profili dikkate alınarak yapılmalıdır. Hem üründen hem de sağlayıcıdan net beklentilerin ortaya konulması ve belgelenmesi son derece önemlidir. Bu belge, tek bir referans üzerinden, farklı sağlayıcılarının profillerini ve ürünler, ya da çözümleri ile ihtiyaçlarınızın nasıl karşılanacağını ve taahütlerini ortaya koyar. Kapsam belirlemede ve ileride çıkabilecek sorunlarda başvurulacak tek kaynaktır. Bu detaylı çalışmada proje ekibi görev almalı ve projenin kapsamını belirlemelidir. Maalesef günümüzde bir çok şirket, temel beklentileri içeren kabaca bir liste hazırlamaktadır. IT-Matchmaker® içerisinde 2500’ün üzerinde, farklı iş alanları (üretim, perakende ticaret), özel süreçler (çizelgeleme, bakım, kalite kontrol), tamamlayıcı ürünler (BI, Workflow, ECM/DMS), teknolojik ihtiyaçlar (mobil kullanım) ve ileriye dönük beklentiler (Bulut, IoT, e-dönüşüm) ile ilgili kriterlerden oluşan, yapısal ihtiyaç şablonları mevcuttur.

Şekil 2 : ERP/PPS sistemlerinde ana modül/fonksiyonel yapı örneği

Adım 5: Pazar Araştırma

Pazar araştırma çalışmasının amacı, ihtiyaç profilinde belirtilen kriterlerin, pazarda hangi ürünün kapsamı içerisinde olduğunun belirlenmesidir. Yazılım çözümleri, teknoloji, fonksiyonel yapı ve sektörel uyum açısından sınıflandırılır. Alınan bu bilgiler ve analizler pazar araştırma çalışmasındaki eforu önemli derecede azaltır. Detay ihtiyaç karşılama çalışmasında öncelikli adım, özellikle teknolojik ihtiyaçlar, genel kapsam ve sektör uyumu olarak çözümlerin belirlenmesidir. Modül ve fonksiyon yapısı geniş bir çözümün teknolojisi ve sektörel gereksinimleri karşılaması her zaman mümkün değildir. Bu aşamada bu tür çözümler elenerek, uygun çözüm sayısı azaltılır ve daha detaylı karşılaştırma imkanı yakalanır. Diğer önemli bir konu ise, pazarda yer alan çözümlerin, tek bir referans arama profili üzerinden değerlendirilmeleridir. Her bir çözüm, bu profil kapsamı seviyesinde değerlendirilir, karşılama oranları ile listelenir.

Adım 6: Tekliflendirme

Önceki pazar araştırma adımında yazılım çözümünün ilk yatırım ve operasyonel maliyetleri dikkate alınmamaktadır. Ön seçim olarak anlandırabileceğimiz bu adımda, temel teknoloji ve fonksiyonel profil ile sektör tecrübesine dayalı bir değerlendirme yapılır. Belirlenen yazılım sağlayıcılar ve çözümleri için IT-Matchmaker® üzerinde tekliflendirme aşamasında daha kapsamlı değerlendirme imkanı yaratılır. Oluşturulan ihtiyaç belirleme ve ek maliyet, referans proje şablonları ile aşağıdaki kriterlerin karşılıkları aranır.

• Şirket özellikleri (Sektör, işletme/fabrika sayısı, çalışan sayısı gibi)

• Proje özellikleri (Proje ekibi, amaçlar, kullanıcı sayısı, bütçe gibi)

• Yeni çözümden tüm beklentiler (ihtiyaç kriterleri)

Belirlenen 8-15 tedarikçi, platform üzerinde yüklenen ihtiyaç profiline cevap vermek üzere davet edilir. Her bir yazılım sağlayıcı kendi erişim hakları ile platforma giriş yaparak, ihtiyaç profilini görüntüler ve verilen süre içerisinde (genellikle 2 hafta) çözümü ile her bir kriteri nasıl karşılayacağını belirtir. Bu karşılama, standart, parametrik, geliştirme, iş ortağı çözümü gibi faklı seviyelerde olabilir. Yazılım sağlayıcı ayrıca, maliyet şablonunda belirtilen kalemlerde fiyatlama bilgilerini de platformda belirtir. Maliyet kalemleri içerisinde, lisans, bakım/güncelleme, kurulum, danışmanlık, eğitim süresi ve birim fiyatları, var ise tamamlayıcı çözüm (BI, Workflow, portal gibi) fiyatları yer alır. Tekliflendirme süresi tamamlandığında, 8-15 arasında başlayan ön seçim çalışması 5-8 yazılım sağlayıcı ve ürün seviyesine indirilir. Belirlenen bu sağlayıcılarla, aynı gündemle görüşmeler planlanarak ilk izlenimler elde edilir. Geniş katılımlı bu görüşme ve sunumların amacı, uygun sağlayıcı/çözüm sayısını 2-5 arasına düşürmektir.

Adım 7: Sağlayıcı şirket, ürün sunumları

Ön seçim sonrası belirlenen çözüm ve sağlayıcılar final seçimde dikkate alınmalıdır. Sağlayıcı sunumlarının amacı, çözümün gerçek süreçlerde değerlendirilmesidir. Sistem test diye anlandırılan bu aşamada 2 gün süren görüşmeler planlanır. Şirketin fonksiyonel beklentilerinin çözüm tarafından nasıl karşılandığı sorgulanır. Öncesinde, kritik ya da darboğaz süreçler için akış ve senaryo çalışması yapılır. Senaryo, temel süreç çevriminin aksine, bazı verilerin (stok, BOM, iş akışı, planlama parametreleri gibi) yer aldığı detaylı prototip çevrimleri içermelidir. İstenen süreç girdi ve çıktıları ile modellenir, beklentiler açıkça ifade edilir. Bu talep, bazı yazılım sağlayıcılar tarafından efor gerektiren bir çalışma olmasından dolayı kabul edilmeyebilir ya da özensiz çalışma ile karşılanabilir. Sağlayıcının sunum performansı, projeye verdiği önemin ve ciddiyetinin göstergesidir.

Sunum, şirket içerisinde proje ekibi ve yönetimin yer aldığı geniş katılımlı toplantılar olarak organize edilmelidir. Her bir katılımcı, sunum içeriğinde yer alan profil, teknoloji, fonksiyonel kapsam, süreç gibi maddeler için bireysel değerlendirmelerini yapabileceği bir form kullanmalıdır. Sunumun sağladığı bir diğer fayda ise, başlangıçta kabaca lisans ve modül yapısı ile oluşturulan fiyatlamanın tekrar gözden geçirilmesi ve güncellenmesidir.

IT-Matchmaker® bu aşamada, hem kullanıcı hem de sağlayıcı tarafından başarısı kanıtlanmış model ve araçlar ile destek vermektedir. Bir sonraki aşama eğer gerek duyulursa referans şirket ziyaretleridir. Bu ziyaretler aynı sektörde ya da benzer süreçler içeren şirketlerde olabilir. Rakip şirketler dışındakiler, uyarlama ve işletim sırasındaki tecrübelerini daha açık bir şekilde ifade edebilirler. ERP çözümünün performansı, bakımı, tutarlılık gibi özelliklerinin yanından yazılım sağlayıcı ile ilgili sorun çözme, destek, yaklaşım gibi önemli bilgilerin de alınmasını sağlar. Bu tecrübeler ERP çözümünün uygulanmasında da önemli katkı sağlamaktadır. Final seçim, değerlendirme sonuçlarının derlenmesi ve yorumlanması ile yapılır. Ürün ve sağlayıcı bazında aynı referans üzerinden yapılması, kararın doğru alınmasını sağlar.

Adım 8: Sözleşme görüşmeleri

Son adım sözleşme hazırlama ve görüşmelerdir. Sözleşmenin temelinde ise kapsamı oluşturmaya yarayan ihtiyaç belirleme şablonu vardır. Bu şablonda yer alan kriterlere sağlayıcıların çözümleri üzerinden verdikleri taahhütler, senaryo sunumları sırasında ortaya çıkan istekler, modül/ fiyatlama yapısı detaylı bir şekilde dikkate alınır ve belgelenir. Teknolojik gereksinimler ve donanım altyapısı yenileme, iyileştirme ihtiyaçları, kurulum eforu gözden geçirilir. Eski sistemden veri aktarımları ya da kullanılan ve devam etmesi düşünülen farklı yazılımlar ile entegrasyon özellikleri detaylandırılır. Bu detaylar maliyet oluşturmakta ve projenin bütçesini olumsuz yönde etkilemektedir. Sözleşme içerisinde ayrıca uygulama ve eğitim zaman planları oluşturulmalıdır. Bir diğer önemli konu ise, projenin sözleşme şartlarına uygunluğunun sürekli olarak kontrol edilmesi, denetlenmesi ve raporlanmasıdır. Bu aşamada uygulanacak proje yönetim metodolojisi ve proje yöneticilerinin yetkinliği başarı için ön şartlar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Sonuç

ERP projelerinin başarısında, ürün ve sağlayıcı seçim süreçlerinde sergilenecek profesyonel yaklaşım önemli yer tutmaktadır. Bu amaçla, projenin başlangıcında şirkete özel ihtiyaçlar ve beklentiler net bir şekilde oluşturulmalı ve belgelenmelidir. Net ve detaylı hazırlanan kriterler pazarda yer alan çözüm sayısını azaltır (3-5 ürün). Ardından gerçekleştirilen kapsamlı, yapısal senaryo ve sunum adayları daha da netleştirme imkanı sağlar. Sözleşme içeriği ileride karşılaşılacak risklere karşı şirketleri konur. IT Matchmaker®, tüm bu süreçlerde, başarısı kanıtlanmış araçlar ve profesyonel danışmanlık hizmetleri ile zaman tasarrufu ile beraber daha hızlı ve güvenli seçim yapılmasına olanak verir.

. . .

İçerik sadece atıfta bulunularak yayınlanabilir: Demir Çelik Store. Editöryal görüş, yazarın görüşüne aykırı olabilir.